Especialidad de Servicios de Turismo
Colegio Profesor Guillermo González Heinrich (Providencia).
Av. Francisco Bilbao 1239 / Av. Manuel Montt 1206
Providencia (Santiago). CHILE
turismoggh@gmail.com
Más que un apunte, la siguiente presentación pretende ser una ayuda en el desarrollo del plan de marketing. En las diapositivas, las actividades se presentan en color verde, parea una mayor comprensión.
Un vino rara vez huele y sabe a jugo de fruta, pero es indudable que la variedad de la uva que se fabrica es la influencia principal en su aspecto, carácter y estilo. En Chile, se cultivan pocas pero buenas variedades de cepas, que dan origen a todos los vinos blancos, rosados y tintos del mercado.
Chardonnay Vino blanco de sabor distinguido, sin exceso de acidez, seco y con cuerpo. Su aroma recuerda plátanos, frutos tropicales, vainilla, avellanas tostadas, tabaco, canela, manzana, naranja y clavos de olor. La cepa proviene de Borgoña (Francia), la uva es redonda, pequeña y transparente si está madura. Acompaña de excelente forma platos de jamón ahumado, quesos frescos con hierbas, salmón y pastas con salsas cremosas.
Gewürztraminer Vino blanco de perfume exótico y especiado con mucho cuerpo. Huele a rosas, damascos, duraznos y especias. La cepa es de origen alemán y las uvas son ovaladas, pequeñas, de un color que varía entre el rosado y el café rojizo. El racimo es pequeño y cilíndrico. Es un vino que resulta muy apropiado para acompañar platos de cerdo con salsas agridulces, comida hindú, comida china, pollo salteado con verduras y especias.
Sauvignon Blanc Vino blanco de buen cuerpo, aromático y de buena acidez. En su aroma pueden aparecer, entre otras notas destacadas de cata, sabores de especias, vainilla, cítricos, durazno, manzana, piña, hierba y miel. La cepa proviene de la región vitivinícola de Burdeos (Francia) y sus uvas son redondas y verdosas. El racimo es cónico, cilíndrico, pequeño y de bajo rendimiento. Se convierte en ideal para beber con aperitivos, mariscos y pescados.
Carmenère Vino tinto parecido al Merlot, pero con notas vegetales más marcadas. La cepa se dio por olvidada en su nata Burdeos alrededor de 1850, después del ataque devastador de la filoxera. Más de cien años pasaron antes de descubrir que aún vivía en Chile, aunque camuflada entre las cepas de Merlot. Una buena combinación para el carmenère son el carpaccio de carne, aves de caza en escabeche, paella o pasta con salsa de tomate.
Pinot Noir Vino fragante, con menos taninos que el Cabernet, tiene fuertes aromas frutales cuando joven. Envejecido logra un delicado bouquet. A menudo huele a frambuesa, cerezas, rosas y confitura. La cepa es originaria de Borgoña (Francia), la uva es pequeña, ovalada, de color azul oscuro. El racimo es pequeño, cilíndrico y compacto. Buena compañía para pescados al vapor, verduras salteadas, arroz primavera y verduras frescas.
Cabernet Sauvignon Es el vino que mejor se produce en Chile, ya que la cepa se adaptó de excelente manera a su clima y suelo. Contiene muchos taninos y antocianas, lo que se traduce en un líquido oscuro de mucho cuerpo. Al olerlo surgen notas de chocolate, cassis, pimienta y café. Procedente de Burdeos (Francia), las uvas son pequeñas, negras, redondas y jugosas. Acompaña muy bien las carnes rojas, aves de caza y platos con salsas condimentadas.
Merlot Es un vino suave, blando. La cepa es parecida a la de Cabernet Sauvignon, pero con menos taninos en su interior. El aroma despide notas a frutilla, flores, especias y chocolate, entre otras fragancias características. La uva de la cepa es mediana, redonda y de color rojizo negro. El racimo es largo y cónico. En las comidas, es un vino que se lleva bien y combina perfectamente con la cazuela, lenguado y albacora con salsa quiches.
Syrah También se le conoce como Shiraz. Es un vino tinto aromático, poderoso. La cepa, proviene del sur de Francia, exige cuidado en el proceso final de madurez de la fruta. Si se cosecha tardíamente, el vino resulta exageradamente alcohólico, con sabor a café y confitura. Para acompañarlo, se debe elegir adecuadamente carnes rojas o platos con bastantes especias que no se amilanen ante el fuerte poder del Syrah
Fuente: Sabores del Mundo (Cocina Chilena paso a paso).
Muchas de las normas de cortesía implícitas en los eventos se refieren al servicio de comidas, lo que llamamos habitualmente gastronomía o banquetería. En nuestro medio, la mayor parte de los eventos se complementa con alguna situación de este tipo, que puede ir desde el más sencillo “coffee break” hasta el más suntuoso de los banquetes, pasando, incluso, por desayunos y reuniones a la “hora del té”. LA forma de poner las mesas, el número de cubiertos y copas, la colocación o no de tarjetas de identificación en los puestos destinados a los invitados, dependerá sobre todo, del nivel de formalidad de la reunión. Lo importante es llegar a un todo coherente y armonioso, sin notas discordantes por exceso ni por omisión.
1. Esquemas Gastronómicos En lo que a reuniones a la hora de almuerzo y en la noche respecta, existen algunos esquemas básicos, que explicaremos en orden de formalidad creciente.
a) Cocktail. También llamado “Butler Service” consiste en que los mozos circulan entre los invitados, que estan de pié, ofreciendo canapés “petit Bouchées” (masitas calientes saladas) alternando con bebidas. Se termina con pequeños pastelitos, los “Petit Fours”.
b) Buffet En lo que respecta a los buffetes, básicamente existen de dos tipos:
· Buffet de Pie: Consiste en que los invitados se sirven por sí solos, en platos o, si se trata de alimentos pequeños, directamente de la mano, desde fuentes colocadas sobre las mesas, generalmente laterales o perimetrales al salón. Las bebidas pueden ser servidas por un barman, en una mesa especialmente acondicionada, o estar ya dispuestas, o ser distribuidas por mozos que circulan entre los invitados.
· Buffet con Mesitas: Resulta bastante más cómodo para los comensales, ya que tendrán ambas manos libres para utilizar cubertos y sostener sus copas. Los invitados preparan ellos mismos sus platos, como en el caso anterior, aunque la variedad de alimentos puede ser mayor. Regresan a comer a sus mesas, donde son atendidos por mozos que sirven las bebidas y retiran los platos antes del postre. Los invitados se acercan nuevamente a servirse, esta vez del surtido de dulces, que se complementa con café o infusiones y bajativos llevados a cada mesa por el personal.
c) Banquete El banquete sencillo, con platos que viene ya servidos desde la cocina. La entrada puede estar ya colocada sobre la mesa cuando los invitados entran al comedor. En general, los banquetes son precedidos por un aperitivo, idealmente servido antes de entrar al comedor, y existen básicamente dos:
· Banquete Francés: Con camareros (de guantes blancos) que sirven directamente a los comensales, desde fuentes o bandejas
· Banquete Inglés: Muy semejante al anterior, salvo que el plato de fondo viene sin proporcionar, en un carrito, desde el cual se trincha o corta para servir cada plato.
2. La Mesa El buen gusto y la habilidad para hacer las cosas simples, debe llegar también a la cocina y muy especialmente a la mesa. Lo importante es saber distribuir bien los elementos con que se dispone. Veremos, cómo se pone la mesa para las distintas ocasiones, independientemente del esquema a utilizar:
a) Mesa Informal. · El mantel, al igual que las servilletas, debe estar prolijamente limpio y planchado. Debe colgar del borde de la mesa unos 30 cms. Puede ser de colores alegres o estampados o incluso reemplazarse por individuales. · Coloque los platos bajos en el centro del espacio que ocupará cada comensal, a 2 cms. del borde de la mesa. · El plato de pan o de servilleta va al lado izquierdo arriba y sobre él irá la servilleta. · La ubicación del servicio es según el momento de su uso. El cuchillo va a la derecha del plato con el filo hacia adentro. La cuchara va al lado del cuchillo, hacia fuera. La razón es que la sopa generalmente se sirve antes que el plato de fondo, donde se utiliza el cuchillo. El tenedor va al lado izquierdo del plato. · Los vasos o copas van arriba a la derecha del plato. Generalmente se usa uno y se colocarán 2 si se usa más de una bebida. · En el centro de la mesa irá la alcuza, los sazonadores y salsas. · La panera, la mantequilla y las bebidas también irán en este lugar.
b) Mesa Formal. En este caso, la mesa cobra especial importancia. La calidad de los elementos puede variar algo, pero siempre guardando las reglas básicas:
· El mantel y las servilletas deben estar igualmente bien presentaos. Se prefiere de color blanco o crudo con bordados. · Los platos bajos irán a 2 cms. del borde de la mesa, frente a cada comensal. El plato de pan o de servilleta se coloca a la izquierda arriba, donde irá el cuchillo para la mantequilla y el pan servido en rebanadas o unidades pequeñas. El resto del pan irá en una panera en mesa lateral o en el buffet. Al lado del plato del pan irá un pequeño posillo para la mantequilla. La servilleta irá sobre el plato respectivo o al lado izquierdo un poco más afuera que el servicio. · La ubicación del servicio irá según el momento de su uso. Los cuchillos, incluyendo el de pescado, irán al lado derecho del plato, siempre con el filo hacia adentro. La cuchara irá también a este lado. Los tenedores, corriente y de pescado, irán al lado izquierdo y el servicio de postre irá arriba del plato con los mangos en dirección a la mano con que se usarán. · Las copas van arriba y a la derecha del plato. La copa más cercana al plato será la de vino blanco (que es la más chica o a veces de color), luego viene la de vino tinto y luego la de agua, que es la más grande. · Las ensaladas se servirán ya aliñadas y no se considera de buen tono colocar alcuzas en la mesa. Puede si, ubicarse saleros que se dispondrán uno para cada comensal o uno cada 2 comensales. · Las bebidas y el vino irán en mesa lateral o buffet. · En el centro de la mesa se dispondrá un arreglo de flores bajas para que no molesten la visión. Unas velas encendidas en una cena es un detalle simple y acogedor. Otra sugerencia es colocar una fuente de variadas frutas. · En situaciones muy formales, entre el cubierto de postre y las copas se coloca una tarjetita indicando el nombre del invitado que ocupará éste puesto, lo que se complementa con listados (y, a veces, planos del comedor), ubicados cerca del ingreso. Eventualmente, se coloca en un lugar destacado de cada mesa el número de ésta.
c) Mesa Americana. Esta manera de servir es una solución para atender grandes números de personas con poco espacio y sin servicio doméstico. En este caso la mesa deberá estar con las preparaciones dispuestas con anterioridad. En líneas generales es aconsejable lo siguiente: · La mesa debe estar con el mantel adecuado al tipo de reunión y, si se desea, con un arreglo floral pequeño. · Los platos, cubiertos, servilletas y pan deben estar ordenados en un sector de la mesa, de preferencia al lado izquierdo. · Las fuentes de servir estarán al otro extremo de la mesa y todas deben tener su cubierto para servir y estar ubicadas en el orden en que serán consumidas (de saladas a dulces), o primero las carnes y después los acompañamientos. · En el caso de haber preparaciones calientes, éstas deben estar sobre porta fuentes o tablas protectoras porque permanecerán en la mesa mayor tiempo del acostumbrado. · Las copas o vasos y bebidas deberán estar en una mesita auxiliar para una mayor comodidad. · En esta misma mesa se dispondrán sazonadores y salsas, como por ejemplo: aceite, vinagre, sal, pimienta y algunas salsas.
Independientemente del tipo de mesa que utilicemos o inclusive, del tipo de esquema gastronómico, debemos manejar ciertas normas al momento de servir una mesa:
· Las fuentes con comidas se ofrecen al comensal por su izquierda, puesto que sólo de este modo gozará de mayor libertad de movimiento con la mano derecha y podrá servirse con mayor facilidad. · Si los platos viene servidos desde la cocina, también se ofrecerán por la izquierda. · Al retirar los platos debe hacerse por la derecha. · Las preparaciones de pescado deben servirse con el cubierto especial para pescado. · Las bebidas, aguas y vinos, se sirven por la derecha. · El postre se ofrece al final de la comida, cuando ya la mesa se habrá despejado de todo lo que no sea necesario para el postre, incluyendo con esto, cubiertos, vasos que no se utilicen, alcuzas, pan, etc. · Después del postre, suelen servirse bebidas calientes como café, té o aguas de hierbas y en comidas formales, además, bajativos.
Ahora bien, los distintos elementos que se dispondrán en la mesa, debemos saber utilizarlos correctamente. Es así, que algunas recomendaciones son:
· El cuchillo se sostiene con la mano derecha y por esta razón está colocado a ese lado del plato. Se debe usar sólo para cortar, jamás para llevar alimentos a la boca. · El tenedor se toma con la mano izquierda, cuando la derecha sostiene el cuchillo y en este caso siempre se usa con los dientes hacia abajo. Cuando se come algo que no requiere cuchillo, el tenedor se usa lógicamente con la mano derecha y con los dientes hacia arriba. · Cuando se termina de comer , los cubiertos se depositan perpendicularmente al borde de la mesa sobre el plato con el mango hacia nuestro lado y en forma paralela. · La servilleta se usa semidoblada sobre las piernas (si es mujer) y sobre una (la derecha) si es hombre). Al terminar de comer, debe dejarse desdoblada sobre la mesa para indicar que ha sido usada.
3. El Menú El Menú, corresponde al listado de alimentos y bebidas a servir en un evento.
· En un cocktail habrá que proveer como mínimo, 2 copas, 5 canapés, 4 petit buchées y un petit four por persona. · Para un banquete, lo habitual es ofrecer una entrada, un segundo plato (caliente) y un postre, además del café bebida caliente, acompañados de vino y otros, como mínimo.
Así como la escasez no resultaría conveniente, tampoco lo son la excesiva abundancia ni la ostentación.
Igualmente deberemos ser cautos con las innovaciones. Probablemente, la gastronomía es aquel aspecto del evento en que más debemos cuidarnos de los “excesos creativos”.
Una interesante manera de ofrecer algo diferente son los “theme Parties” o fiestas en torno a un tema, que ya aparecen en el repertorio de algunos hoteles:
· Soirée Parisienne. · Noche peruana. · Fiestas mexicanas · Por siempre tango · Carnaval de río, etc.
En estas fiestas se complementa el menú “típico” con música y números de variedades adecuados.
“Planear un evento exitoso requiere las mismas estrategias que ganar una guerra. Para triunfar, hay que prever las adversidades, visualizar la victoria y planear el camino para alcanzarlas”.
Nuestra victoria será que el evento se desarrolle como lo hemos imaginado, sin tropiezos, eficiente en el cumplimiento de su objetivo comunicacional, grato a los cinco sentidos y, ojalá, tan original que sea recordado mucho tiempo por los afortunados asistentes. Pero para convertir nuestro proyecto en esa realidad, será necesario planificar los pasos para concretarla, organizar nuestro tiempo para ejecutar todas las tareas, grandes y pequeñas, anticipar y enfrentar los problemas o dificultades que puedan presentarse. Nos ayudarán, en esta organización, los siguientes documentos básicos:
1. El Programa. El Programa es un enunciado de lo que ocurrirá en el evento. Generalmente se envía junto con la invitación o se entrega al público a medida que éste ingresa. En una ceremonia de graduación por ejemplo, el programa indica el orden de los discursos, entrega de diplomas, intermedios musicales u otros. Como el programa quedará de recuerdo para los graduados y sus familiares, es habitual incluir en él los nombres de quienes se titulan, los de las autoridades y profesores-guía, además de oros textos copo el juramento de titulación o el himno de la institución. Pero a pesar de esos detalles, el programa no pasa de ser un enunciado sucinto: es como la punta que asoma un iceberg. Lo que queda oculto (siete octavas partes del iceberg) es el movimiento de persona, equipos y objetos diversos que se ha programado en el timming.
2. El Timming. Corresponde al desglose de lo que ocurrirá el (o los) día(s) mismo(s) del Evento, desde, a lo menos, una hora antes de la llegada de los invitados hasta que todos, incluyendo a los organizadores y a las personas que trabajan en distintas áreas, abandone el local. Hay dos formas básicas de organizar el timming. La más simple es un listado, ordenado cronológicamente, con las siguientes columnas:
- Hora - Actividad - Encargado - Ubicación
Sin embargo, la experiencia ha demostrado que esta forma de programar dificulta señalar acciones simultáneas, como por ejemplo, encendido de las luces, conexiones de micrófonos y actuación de una persona o grupo. Pero funciona perfectamente si lo que estamos organizando es un evento con diversas actividades, deportivas por ejemplo, en un lugar como un parque o un club. Para el caso de una graduación o ceremonia semejante, resulta preferible diseñar un gráfico más detallado. Se organiza en columnas verticales que indicarán:
- Movimiento y actividades de personas. - Movimientos de equipos y objetos. - Cambios de escenografía. - Apertura y cierre de cortinas y puertas. - Conexión y desconexión de micrófonos. - Accionamiento de luces y proyecciones. - Otros.
En franjas horizontales se indicará el tiempo (la hora) en que debe ocurrir cada acción. Estas franjas tendrán distinta duración, desde 30 segundos hasta 15 minutos. A cada enunciado del programa, corresponderá un grupo de franjas horizontales que especificará las acciones necesarias para su implementación. En eventos más complejos, la variedad de columnas verticales será mayor y se detallará más finamente el horario. Por ejemplo, se asignará turnos de maquillaje y peluquería a los distintos actores. Igualmente, deberá distribuirse la supervisión general asignando tareas específicas a cada uno de los miembros del equipo organizador. En este caso, habrá que preparar y entregar listas individuales de chequeo. Si las condiciones lo permite, lo ideal es operar como los estudios de televisión o los grandes teatros, en los que los técnicos están provistos de audífonos, a través de los cuales reciben señales del director. Es conveniente y, frecuentemente, imprescindible, realizar un ensayo general y medir el tiempo necesario para el desplazamiento de personas u objetos, los descansos de los músicos y otros, considerando las distancias a baños y camarines. La fluidez del desarrollo del evento se apoya en un timming bien pensado y bien ejecutado. Los “baches” o faltas de continuidad no solo evidencian errores de organización, sino que desconciertan y hacen perder concentración, emoción y entusiasmo a los participantes.
3. El Cronograma. También llamado carta gantt, el cronograma es un gráfico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la organización y seguimiento en la preparación de eventos.
El cronograma sirve para:
- Optimizar el uso del tiempo. - No olvidar ni dejar rezagado ningún aspecto. - Encargar responsabilidades especificas a cada miembro del equipo. - Preveer contratiempos y atrasos. - Controlar y corregir el avance del trabajo. - Apoyar la preparación del presupuesto.
El cronograma tiene un aspecto similar al timming, pero abarca un tiempo muchísimo mayor, desde el encargo ale equipo producto hasta terminadas todas las actividades relacionadas con el evento. Este desarrollo cronológico se separa en días, semanas y meses en la coordenada horizontal. En la coordenada vertical, se enumeran todas las actividades necesarias, ordenadas por rubros y con el mayor grado de desglose posible. Para preparar un cronograma comenzaremos entonces por hacer un listado detallado de actividades. A continuación, definiremos el tiempo necesario para cada una de ellas. Con estos antecedentes, podemos construir las series de actividades sucesivas y sus entrelazamientos. El paso siguiente será la compatibilización de las distintas series y la asignación de fechas de ejecución, priorizando las tareas más largas y complejas y cautelando los pasos críticos. Los rubros habituales en el cronograma de un evento son:
b) Entrega del mensaje. · Discursos. · Folletería · Exposición · Piezas audiovisuales. · Regalos y premios.
c) Animación y entretención. · Actividades participativas. · Animadores. · Música en vivo y/o grabada · Números artísticos y de variedades. · Proyecciones.
f) Aspectos complementarios. · Embalaje y transporte. · Vestuario. · Peluquería y maquillaje · Invitaciones.
g) Utilización promocional del evento. · Fotografía, grabación y/o filmación. · Invitaciones a la prensa. · Inserciones y publicaciones.
h) Evaluación del evento.
El cronograma no termina el día del evento. Habrá actividades posteriores, entre las que se encuentra la evaluación, tanto interna como con el mandante, la entrega del local, pagos, etc. Cada evento presenta características diferentes y requerirá que su cronograma se más detallado en aspectos específicos.
4. El Presupuesto. Aunque para todo el mundo está claro que el presupuesto tiene que ver con dinero, hay algunas confusiones en el uso del término. Desde luego, decir presupuesto indica suposición previa de gastos a realizar. Pero incluso dentro de esta precisión, se entiende habitualmente dos conceptos diferentes:
- Dinero disponible para un fin determinado. - Calculo estimativo de costos.
El presupuesto de un evento constará, con algunas variantes de los siguientes rubros:
a) Gastos directos · Compras · Arriendos · Sueldos, honorarios y leyes sociales. · Transporte · Seguros · Sub-contratos - Gastronomía - Imprenta - Música y amplificación - Grabación y fotografía - Inserción y publicaciones - Florería y decoración - Etc.
b) Gastos Generales · Arriendo, dividendo o costo mensual o estimado de oficina. · Consumos - Luz. - Agua. - Teléfono - Internet. - Etc. · Sueldos y honorarios del personal permanente. · Gastos de librería y copias. · Colaciones, útiles de aseo, etc.
c) Imprevistos: Se basan en la presunción de que habrá gastos no incluidos originalmente en el presupuesto, ya sea por accidente de cualquier tipo, situaciones anómalas o no consideradas o, simplemente, por olvido.
d) Utilidades: habitualmente, se estiman en un porcentaje de los gastos directos o del presupuesto total.
e) Impuestos: Dependiendo de la modalidad de contrato, se aplicará el IVA, o la retención a los honorarios profesionales.
5. Contratos. Entre el equipo organizador y el mandante se establecerá un contrato, que, frecuentemente, se reduce a que el cliente firma el presupuesto en señal de aceptación. Por lo tanto, mientras más claramente se estipulen las formas de operación, además de los costos estimados, habrá menos posibilidades de conflicto entre las partes. Existen dos modalidades de contrato básicas:
a) Suma Alzada: En un trabajo ejecutado a suma alzada, la agencia se compromete a realizar un evento cuyas características detalla lo más exhaustivamente posible, por una suma determinada. Si el mandante solicita agregar o modificar algo que implique mayor costos, esto deberá acordarse también por escrito. En este caso, la agencia asume los riesgos de mayores gastos e imprevistos, pero también tiene la posibilidad de mejores utilidades.
b) Administración: Si se trata de un trabajo realizado por administración, la agencia se comporta como un profesional que recibe honorario por una tarea determinada. En este caso, toda la facturación se hace con cargo directo al mandante, quien deberá asumir, también, los imprevistos. La agencia por lo tanto, no correrá riesgos y estarán preestablecidos.
Es posible acordar contratos en que ambas modalidades se entremezclen. Por ejemplo, en una exposición, todo lo que tiene que ver con el montaje de la misma puede establecerse como suma alzada y el resto de los rubros manejarse por administración. También hay casos de donaciones, ya sea por auspiciadores u otras instituciones o personas. Y ocurre eventualmente, que parte de los insumos se reciban en consignación, es decir, que se pague lo que se utiliza efectivamente y se devuelva el resto. Pero en ambas situaciones, deberán considerarse estos rubros en el presupuesto estimativo. Los costos reales del evento, calculados con posterioridad a éste, deberán compararse con lo estimado originalmente, lo que acrecentará nuestra experiencia para abordar futuros encargos. Este aspecto será un factor importante al evaluar el trabajo realizado.
Fuente: Producción Publicitaria: Eventos Especiales. Universidad Diego Portales Friedman – 1997
Para comunicar de manera efectiva la idea central creativa de un evento, debemos conceptuar y planificar cuidadosamente cada instrumento comunicacional. Por ello, es que los eventos exitosos resultan de la combinación de ciertos elementos, componentes y principios que denominamos mezcla Creativa.
La Mezcla Creativa.
1. Elementos: Los elementos se refieren a todas aquellas variables que son percibidas por los sentidos del hombre. Dentro de la ambientación y estructura de un evento, podemos encontrar los siguientes elementos:
a)Color: Corresponde al primer elemento que detecta el público al observar un evento, y provoca tanto reacciones físicas como emocionales. Cuando el color se emplea y combina cuidadosamente, llama la atención del visitante, crea estados de ánimo deseados y alienta al observador a tomar una decisión de atención o simple rechazo. Las personas establecen relaciones entre los colores y los objetos, situaciones, sensaciones y estados de ánimo. Algunas de estas sensaciones son individuales, dependiendo de las vivencias de cada persona, pero otras son comunes a un tiempo y una cultura dados. En general, el hombre asigna significados positivos o negativos a algunos colores. La combinación de colores a utilizar, dependerá de la idea a comunicar.
b) Texturas: por textura se entiende la cualidad de la superficie de los materiales, o sea, la apariencia externa de la estructura del material, la cual es percibida a través de la vista y sobre todo del tacto. Aunque la textura no es tan dominante como la variable anterior, cuando se trata de llamar la atención del público es un elemento clave para mantener el interés.
c) Líneas: En todos los ámbitos gráficos, las líneas ayudan a guiar la mirada de las personas en cualquier lugar donde se encuentren. La ubicación de los demás elementos sobre la base de líneas provoca espacios, relaciones rítmicas, equilibrios, sugiriendo planos y volúmenes, lo que a su vez genera una carga expresiva que deriva en estados de ánimo e ideas. Las líneas rectas significan decisión, rigidez y fuerza. En cambio las curvas significan flexibilidad y calidez. Según la direccionalidad, las líneas pueden representar: · Verticales: Mayor altura, símbolo de lo infinito, del éxtasis, de la emoción, por lo tanto es percibida como dinámica. · Horizontales: Mayor amplitud, sentido de lo inmanente, de lo racional e intelectual, y es percibida como estática. · Oblicuas: Mayor tensión, es inestable, provocadora y su significado puede llegar a ser amenazador y está intrínsecamente vinculada al movimiento.
d) Formas: Se entiende por forma, la figura externa de la materia. Es el resultado de la combinación de líneas y, por ende, también posee la cualidad de evocar emociones y percepciones. Cuando hablamos de formas, podemos entender tanto del ordenamiento de los materiales y su ubicación, como la estructura del mobiliario, entre otras variables de un evento. Las figuras o formas geométricas, también poseen connotaciones psicológicas de comunicación: · Cuadrado: Estabilidad y robustez. · Triángulo: Agresividad y movimiento. · Rectángulo: Acción terminada y estabilidad. · Circulo: Perfección y atención. · Rombos: Elegancia y masculinidad.
2. Componentes:
a)Equipo de Montaje: Está integrado por todas las estructuras físicas diseñadas para el evento. Tanto se utilizan para organizar la circulación del público dentro del espacio como así también para dividirlo en diferentes sectores. Aquí encontramos desde las sillas y mesas, hasta el escenario, las tarimas, los podios, las corbatas, testeras, etc. Además, y con el objetivo de lograr un mayor dinamismo, dentro del equipo de montaje encontramos los accesorios, es decir, aquellos elementos que permiten mejorar la presentación visual junto con entregar información del evento. Algunos de los accesorios más utilizados son: · Lienzos y Pendones. · Faldones. · Prototipos Fijos. · Señalética.
b) Iluminación: La iluminación como componente produce un gran impacto en el público y permite que el flujo de éstos varíe dependiendo de la actividad presente en el evento. Las condiciones de una buena iluminación son la eficiencia y el agrado, lo que se consigue con la cantidad de luz necesaria y seleccionando la calidad adecuada. La calidad de la luz depende básicamente de: · Los niveles de iluminación. · La distribución espacial de la luz. · El color de la luz y la reproducción de los colores. Los sistemas de alumbrado varían según la distribución del flujo luminoso lanzado por la iluminación, por encima o por debajo de su plano horizontal. Si este plano esta dirigido principalmente hacia abajo, hablamos de iluminación directa. Si la dirección principal es hacia arriba, incidiendo en el plano del cielo, nos referimos a iluminación indirecta. Mientras más claro sea el cielo, reflejará en un porcentaje mayor la luz incidente, llegando hasta un 80% en el caso del blanco. Las luces directas acentúan la solidez y realidad de los objetos, producen sombras duras y relieves marcados. Con la iluminación indirecta en cambio, se produce imprecisión de las formas y sombras blandas. Al emplearse de modo parejo, el resultado es monótono. Existen infinitas variaciones y combinaciones en la dirección de la luz, a partir de algunas direcciones básicas: · Iluminación Frontal: Los objetos se presentan planos, ya que no hay sombras que den volumen. Desaparecen la perspectiva y la sensación de profundidad creada por el relieve. · Contraluz: Se destacan los contornos y la sombra se proyecta hacia delante. Es una luz efectiva, especialmente adecuada para destacar transparencias. · Luz Lateral: Proporciona sensación de volumen y profundidad, y divide el objeto en mitades, una de las cuales queda en la sombra. Esta forma de iluminación evidencia detalles apenas visibles con luz normal como por ejemplo, la trama de un tejido. · Luz de 45º: Es una posición muy adaptable. Aumenta el relieve, crea efectos dinámicos y alegres, destaca distintos plano del objeto. · Contrapicado: Confiere a los objetos un aspecto poco natural. Puede emplearse con excelentes resultados de irrealidad, que van desde lo terrorífico hasta la sensación “aérea” de inexistencia de apoyo para el producto. · Cenital: Es aconsejable cuando se quiere centrar la atención en puntos o zonas específicas. Corresponde a aquella luz que cae directamente en el objeto. Cuando se habla de iluminación, también se está hablando de los colores, ya que cada color posee cierta capacidad para devolver una parte de luz que recibe. Dicha capacidad se denomina reflexión. En función de los colores que se utilicen, la luz tendrá mayor o menor intensidad dependiendo de la reflexión.
c) Música: La música siempre ha desempeñado un papel importante en el aprendizaje y la cultura, pudiendo llegar a influir en costumbres y emociones. En muchas ocasiones la música forma parte de la tradición de un país o de una región (reggae, tango, folklore, rap, polka, salsa, samba, etc.). La música tiene un efecto amplio en las vidas, y en nuestra sociedad. Es un gran instrumento de manipulación, y produce en los oyentes diversas consecuencias. En el interior de las personas puede determinar conductas, por instalación de valores. O simplemente, producir opiniones. Y genera grupos de pertenencia, creencias e identidades.
3. Principios: La combinación eficaz de los elementos y componentes vistos hasta ahora, se logra a través de la aplicación de varios principios. Debemos recordar siempre que todo esto, permite resaltar, exhibir y sobre todo vender al protagonista absoluto, que es la idea creativa del evento.
a) Unidad: Es el resultado de la interrelación y organización adecuada de los elementos y componentes de una exhibición que promueve un todo unificado y orgánico. Todo evento es más eficaz cuando existe cierto nivel de unificación. Existen diversas formas de lograr unidad en un evento, como por ejemplo: · Por tema. · Por color. · Por ritmo.
b) Variedad: Para evitar la monotonía, quienes planifican y diseñan eventos, deben introducir la variedad a través del uso de diferentes elementos y componentes. Para alcanzar interés en el evento se hace necesario aplicar variables al orden estructurado, es decir, crear cierto contraste sin destruir relaciones de semejanza y la estructura de organización lograda con el principio de unidad. Por ello, la variedad del evento se puede obtener de diversas formas: · Por color. · Por forma. · Por tamaño.
c) Dominancia: Los eventos atractivos tienen un centro de atención o Dominancia hacia el cual tiende a dirigirse la mirada del público. Si no existe una característica dominante, la mirada del observador se dirige hacia cualquier otro lado y el evento no comunica su mensaje deseado. Un elemento o componente de la exhibición se vuelve dominante cuando es capaz de subordinar al resto de los elementos. Para lograr dominancia de un elemento o componente se puede: · Utilizar contrastes de color, tamaño, forma, luz, etc. · Iluminar especialmente en forma local o focalizada. · Crear accesorio especialmente diseñados para llamar la atención.
d) Ritmo: Cuando hablamos de ritmo, hablamos del orden en que aparecen acentos y pausas provocando una unidad dinámica que se presenta periódicamente. El ritmo direcciona la mirada del observador cuando éste observa un evento. Los eventos que tienen un buen ritmo son aquellos que pueden mantener el contacto visual con el público hasta que los haya recorrido en su totalidad. El ritmo se puede crear mediante: · La repetición de formas. · La progresión de tamaños. · La repetición de series.
e) Equilibrio: Se refiere a la distribución compensada de las fuerzas y de los pesos. Para que un evento sea una experiencia atractiva y cómoda para el público, éste debe posee un sentido de equilibrio entre todos sus elementos y componentes. Una exhibición equilibrada es aquella donde los elementos y componentes que la integran poseen un valor similar. El equilibrio puede lograrse, básicamente de tres formas: · Composición simétrica. · Composición Asimétrica equilibrada · Composición asimétrica desequilibrada.
f) Proporción: Es la relación de medidas armónicas entre las partes componentes de un todo, tanto como la distancia armoniosa entre parte y parte; es la porción relativa de cada elemento del evento con respecto a los demás elementos en particular y en conjunto. Por ejemplo: · El número de objetos redondos v/s el número de objetos cuadrados. · La cantidad de colores claros v/s la cantidad de colores oscuros. · El tamaño de áreas iluminadas v/s el tamaño de áreas grises. · Etc.
Prepara un evento es arte y ciencia. Son necesarios el entusiasmo y la creatividad, pero también los conocimientos, la disciplina y el trabajo metódico.
Mientras más claras y definidas están las metas que os proponemos alcanzar con su realización, mayores serán la integración y coherencia de todos los aspectos y detalles del evento. Cada miembro del equipo podrá orientar sus esfuerzos hacia el logro común. La influencia promocional del evento excede a los asistentes al mismo. Se inicia con publicaciones, anuncios, conferencias de prensa, carteles y pendones colocados al exterior del recinto donde se realizará. Y se prolonga en los comentarios de los asistentes, en la permanencia de los regalos promocionales y en las notas de prensa. El evento como herramienta comunicacional, adquiere cada vez más importancia como vehículo comunicacional, sobre todo, por la capacidad de percepción del hombre y los distintos canales que podemos utilizar en un evento para llegar a ellos. Vista : 55% Oído : 18% Olfato : 12% Tacto : 10% Gusto : 05% El planificador de eventos, debe encontrar algo especial que ofrecer, hasta en el más sencillo de los actos. Por ello, al impacto producido por la sorpresa y la emoción, el evento nos permite agregar los beneficios de la participación. Cuando nuestro invitado está físicamente involucrado, es mucho más probable que también lo esté intelectual y emocionalmente.
1. La Idea Creativa Central Frente a un determinado problema comunicacional, habrá que definir con absoluta claridad la necesidad, oportunidad y conveniencia de organizar un evento. De esta precisión se derivan las variables presentes en toda idea creativa central:
a) Público Objetivo: (QUIENES). Corresponde a los que se desea llegar. Las personas para las cuales vamos a diseñar el evento. Para realizar un mejor estudio sobre el público objetivo, debemos realizar un análisis de mercado, el cual esta compuesto por dos elementos: ·Target Group: Es una ficha técnica del mercado, en la cual se ven las siguientes variables: - Sexo. - Edad. - Profesión/Oficio. - Grupo Socio-económico. ·Perfiles: Son los análisis cruzados de cada una de las variables presentes en el target. Los perfiles son: - Demográfico: Correspondiente al análisis de la cruza entre sexo y edad del público objetivo, es decir, qué porcentaje de hombres y mujeres corresponde a cada grupo hetareo. - Geográfico: Análisis que toma en cuenta la ubicación geográfica del mercado, ya sea éste por comunas, localidades, regiones o país en general. Todo esto, dependiendo del perfil demográfico realizado. - Psicográfico: Estudio cuyo objetivo es analizar los “estilos de vida” de las personas que conforman nuestro mercado objetivo. Saber cómo viven y qué hacen. Nuestra tarea es hacer un retrato hablado de los intereses, preocupaciones, inquietudes, gustos, hobbies, incluso los anhelos y sueños, de las personas que deseamos que concurran al evento.
b) La Idea del Evento: (QUE). Del punto anterior, surgirán las ideas de qué hacer durante el evento, es decir, las actividades a desarrollar.
c) El Escenario: (DONDE). Es el lugar donde se llevará a cabo el evento. Dicho lugar esta a veces determinado con anticipación, lo que impone innegables condicionantes. En otros casos, existe una gama definida de alternativas. Independientemente de los anterior, en todos estos casos resultará necesario analizar y evaluar estos espacios, sus posibilidades y limitaciones, desde el punto de vista de la coherencia del total del evento. Al analizar un espacio físico en relación a su aptitud para acoger un determinado evento, observamos cuatro aspectos fundamentales: · Dimensiones y Proporciones: Las dimensiones del espacio, medidas en planta (largo y ancho) nos permitirán calcular la superficie disponible y emitir un primer juicio, aproximado, sobre la cantidad de personas que ese espacio es capaz de alojar. En términos generales, las actividades del público requieren más espacio per cápita mientras más participativo sea el programa que hemos preparado. Las áreas necesarias para comer o para un trabajo de escritorio son muy semejantes: varían entre 0,60 y 0,80 m2 por persona. El espacio requerido para las franjas de circulación, que se agregan a las superficies anteriores, es proporcional a su importancia e intensidad, variando entre los 75 y 80 centímetros para circulaciones secundarias, 106 y 162 para las intermedias y hasta 240 centímetros para las circulaciones masivas, como el ingreso o evacuación de un auditorio. Podemos comparar en un mismo recinto, distintas posibilidades de agrupación del mobiliario y las superficies necesarias por persona, respondiendo a la programación de actividades de diverso carácter: - Organización en “U” para cena o conferencia: 1,6 m2/persona. - Conferencia o cena formal en mesa rectangular: 2,8 m2/persona. - Organización en “U” para conferencia con testera: 2,2 m2/persona. - Trabajo en equipo o cena en mesas rectangulares: 1,3 m2/persona. - Clase con sillas y mesas: 1,8 m2/persona. - Charla o clase en sillas universitarias: 0,9 m2/persona. - Cena formal en mesas redondas para 8 personas: 2,5 m2/persona. - Cocktail en mesas redondas para 6 personas: 1,2 m2/persona. - Cocktail bailable en mesas redondas para 6 personas: 1,5 m2/persona. También resulta importante conocer la altura del cielo falso del recinto por sensaciones psicológicas de encierro y las visuales requeridas para observar espectáculos. Un tercer antecedente dimensional importante es el que se refiere al alto y ancho de las puertas de entrada o vanos del recinto. · Condiciones Ambientales: Son de carácter físico y psicológico y se refieren a la iluminación (natural y artificial); las condiciones de temperatura en términos de aislación térmica y de sistemas de calefacción y refrigeración; y las condiciones acústicas y de aislación respecto a ruidos externos. Características de las superficies: Piso, cielos, muros, son importantes en aspectos como textura y color, así como en estado de conservación, como antecedentes para la proposición plástica de nuestro evento, ya que difícilmente podremos modificarlas de modo sustantivo. Pero además, es un tema trascendente desde el punto de vista técnico y funcional: ¿se puede clavar o pegar en las paredes?, ¿se puede colgar desde el cielo?, ¿las alfombras o el suelo requiere un cuidado especial?. · Factibilidad y Equipamiento: debemos estudiar las condiciones en que se producirá la llegada y salida de los invitados y los participantes, todo lo referente a vías de acceso y estacionamiento, además de, eventualmente los medios de movilización colectiva. El tema de los servicios higiénicos es importante deberá haber, al menos, un excusado (o urinario) hasta un tercio del total de invitados, y un lavatorio por cada 30 personas y el doble en eventos prolongados o con intermedios. Por supuesto, en este tema hay también aspectos cualitativos, como la calidad de las terminaciones, estado de funcionamiento y conservación, ventilación y equipamiento mejor de las salas de baño: espejos, dispensadores de papel y jabón, secadores de mano, etc. Eventos de alto nivel, implican flores, aguas de colonia, costureros de emergencia, sector de descanso, y cuantos detalles gratos y útiles se nos ocurran. Si el servicio de banquetería es independiente de la administración del local, es necesario averiguar la disponibilidad de cocina o su factibilidad de instalación, con todos los problemas implícitos: combustible, agua caliente y fría, refrigeradores, mesones, utilería, etc.
2. Factibilidad del Evento Una vez evaluadas las ideas alternativas en cuanto a su respuesta al objetivo comunicacional, nos corresponderá estudiar su factibilidad, en base a tres elementos:
a) Recursos del Evento: (CUANTO). Corresponde a los recursos económicos disponibles. En algunas ocasiones, esto será una cantidad predeterminada. En otras, deberemos hacer un presupuesto estimativo.
b) Tiempo del Evento: (CUANDO). Nos referimos al tiempo disponible entre la fecha del encargo y el día de realización del evento.
c) Metodología: (COMO). Las habilidades específicas de los miembros del equipo y de nuestra agenda de especialistas, nos darán la respuesta a la factibilidad de cómo organizar el evento.
Fuente: Producción Publicitaria: Eventos Especiales. Universidad Diego Portales
El concepto de evento es sumamente amplio; es algo que ocurre ocasionalmente, una celebración que rompe la rutina diaria.
Los antropólogos reconocen tres necesidades básicas que han existido desde el inicio de la humanidad: comida, abrigo y techo. Tan básicas como ellas, sin embargo y posiblemente más importante para el sustento del espíritu humano, es la necesidad emocional de celebrar. Todas las sociedades humanas celebran, privada o públicamente, individualmente o en grupo. Cuando celebramos, pensamos y sentimos más profundamente que en la vida diaria. Existen eventos que ocurren espontáneamente. Aunque los disfrutamos y recordamos como momentos especiales, no esperamos nada de ellos y se presentan, habitualmente, sin razón especial. Por el contrario, los eventos que planificamos responden a metas y expectativas y generalmente son motivados por una razón para celebrar o destacar una fecha especial, o para estimular el aprecio y la recordación de algo que nos interesa.
Los Eventos al Interior de la Empresa El concepto de obrero industrial como engranaje robotizado de la producción, tal como fuera caricaturizado por Chaplín en “Tiempos Modernos”, se está, afortunadamente, superando. De igual modo, el trabajo, antes concebido como acción punitiva “ganarás el pan con el sudor de tu frente”, se empieza a considerar como actividad gratificante y creativa. Las empresas adquieren cada vez mayor conciencia de la importancia del desarrollo personal de sus empleados y valorizan el trabajo en equipo. En este contexto, a las tradicionales celebraciones de Fiestas Patrias, Navidad y aniversarios de la Empresa, se agregan seminarios y cursos de capacitación, perfeccionamiento y actualización; entregas de premios y estímulos, actividades culturales y recreativas que incluyen a las familias, etc. Estos eventos responden, como es obvio, al objetivo general de aumentar la cantidad y calidad de la producción, pero también a la intención de reforzar la autoestima del personal, incrementar el sentido de pertenencia y lealtad hacia la empresa, mejorar las relaciones interpersonales y engrandecer la imagen de la empresa entre los empleados y sus familias.
Los Eventos Externos de la Empresa Las empresas o instituciones organizan eventos, con fines promocionales, dirigidos a distintos grupos de personas: ·Público objetivo, cuando éste es cuantificable e identificable, como el caso de servicios o productos especializados. ·Segmentos del Público Objetivo, a los que se llega mediante diversos recursos: listados de tarjetas de crédito, locación en centros comerciales, barrios o playas, clubes, universidades, etc. ·Representantes, modelos de conducta o líderes de opinión del Público Objetivo. ·Proveedores, mayoristas, distribuidores, representantes comerciales. ·Autoridades de diversos ámbitos. ·Medios de comunicación.
Tipos de Eventos Los criterios para clasificar los eventos son diversos.
·Desde el punto de vista de la actividad del público asistente: - Feria o Exposición (recorrido) - Espectáculo (presencia) - Actividades diversas (participación) ·El tema del evento puede darle un carácter: - Deportivo. - Cultural - Profesional - De entretención. - Etc. ·Según las normas protocolares puede ser: - Formales (gobierno, embajada, iglesia) - Semiformales (bodas, graduaciones, inauguraciones) - Informales ·La duración y/o dimensión del evento nos permite identificar: - Megaeventos (grandes espacio públicos) - Multieventos (con actividades diversas durante uno o más días). ·Desde el punto de vista de su finalidad lucrativa: - Institucional - Comercial - Mixto (con auspiciadores) ·Por último, según el campo y/o escenario donde se realice el evento, podemos ver: - En espacios cerrados (intramuros) - Al aire libre (extramuros)
Fuente: Producción Publicitaria: Eventos Especiales. Universidad Diego Portales Friedman – 1997
Para comunicar de manera efectiva la idea central creativa de un evento, debemos conceptuar y planificar cuidadosamente cada instrumento comunicacional. Por ello, es que los eventos exitosos resultan de la combinación de ciertos elementos, componentes y principios que denominamos mezcla Creativa.
Prepara un evento es arte y ciencia. Son necesarios el entusiasmo y la creatividad, pero también los conocimientos, la disciplina y el trabajo metódico.
El concepto de evento es sumamente amplio; es algo que ocurre ocasionalmente, una celebración que rompe la rutina diaria.
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