Prepara un evento es arte y ciencia. Son necesarios el entusiasmo y la creatividad, pero también los conocimientos, la disciplina y el trabajo metódico.
Mientras más claras y definidas están las metas que os proponemos alcanzar con su realización, mayores serán la integración y coherencia de todos los aspectos y detalles del evento. Cada miembro del equipo podrá orientar sus esfuerzos hacia el logro común.
La influencia promocional del evento excede a los asistentes al mismo. Se inicia con publicaciones, anuncios, conferencias de prensa, carteles y pendones colocados al exterior del recinto donde se realizará. Y se prolonga en los comentarios de los asistentes, en la permanencia de los regalos promocionales y en las notas de prensa.
El evento como herramienta comunicacional, adquiere cada vez más importancia como vehículo comunicacional, sobre todo, por la capacidad de percepción del hombre y los distintos canales que podemos utilizar en un evento para llegar a ellos.
Vista : 55%
Oído : 18%
Olfato : 12%
Tacto : 10%
Gusto : 05%
El planificador de eventos, debe encontrar algo especial que ofrecer, hasta en el más sencillo de los actos. Por ello, al impacto producido por la sorpresa y la emoción, el evento nos permite agregar los beneficios de la participación.
Cuando nuestro invitado está físicamente involucrado, es mucho más probable que también lo esté intelectual y emocionalmente.
La influencia promocional del evento excede a los asistentes al mismo. Se inicia con publicaciones, anuncios, conferencias de prensa, carteles y pendones colocados al exterior del recinto donde se realizará. Y se prolonga en los comentarios de los asistentes, en la permanencia de los regalos promocionales y en las notas de prensa.
El evento como herramienta comunicacional, adquiere cada vez más importancia como vehículo comunicacional, sobre todo, por la capacidad de percepción del hombre y los distintos canales que podemos utilizar en un evento para llegar a ellos.
Vista : 55%
Oído : 18%
Olfato : 12%
Tacto : 10%
Gusto : 05%
El planificador de eventos, debe encontrar algo especial que ofrecer, hasta en el más sencillo de los actos. Por ello, al impacto producido por la sorpresa y la emoción, el evento nos permite agregar los beneficios de la participación.
Cuando nuestro invitado está físicamente involucrado, es mucho más probable que también lo esté intelectual y emocionalmente.
1. La Idea Creativa Central
Frente a un determinado problema comunicacional, habrá que definir con absoluta claridad la necesidad, oportunidad y conveniencia de organizar un evento. De esta precisión se derivan las variables presentes en toda idea creativa central:
Frente a un determinado problema comunicacional, habrá que definir con absoluta claridad la necesidad, oportunidad y conveniencia de organizar un evento. De esta precisión se derivan las variables presentes en toda idea creativa central:
a) Público Objetivo: (QUIENES). Corresponde a los que se desea llegar. Las personas para las cuales vamos a diseñar el evento.
Para realizar un mejor estudio sobre el público objetivo, debemos realizar un análisis de mercado, el cual esta compuesto por dos elementos:
·Target Group: Es una ficha técnica del mercado, en la cual se ven las siguientes variables:
- Sexo.
- Edad.
- Profesión/Oficio.
- Grupo Socio-económico.
·Perfiles: Son los análisis cruzados de cada una de las variables presentes en el target. Los perfiles son:
- Demográfico: Correspondiente al análisis de la cruza entre sexo y edad del público objetivo, es decir, qué porcentaje de hombres y mujeres corresponde a cada grupo hetareo.
- Geográfico: Análisis que toma en cuenta la ubicación geográfica del mercado, ya sea éste por comunas, localidades, regiones o país en general. Todo esto, dependiendo del perfil demográfico realizado.
- Psicográfico: Estudio cuyo objetivo es analizar los “estilos de vida” de las personas que conforman nuestro mercado objetivo. Saber cómo viven y qué hacen.
Nuestra tarea es hacer un retrato hablado de los intereses, preocupaciones, inquietudes, gustos, hobbies, incluso los anhelos y sueños, de las personas que deseamos que concurran al evento.
Para realizar un mejor estudio sobre el público objetivo, debemos realizar un análisis de mercado, el cual esta compuesto por dos elementos:
·Target Group: Es una ficha técnica del mercado, en la cual se ven las siguientes variables:
- Sexo.
- Edad.
- Profesión/Oficio.
- Grupo Socio-económico.
·Perfiles: Son los análisis cruzados de cada una de las variables presentes en el target. Los perfiles son:
- Demográfico: Correspondiente al análisis de la cruza entre sexo y edad del público objetivo, es decir, qué porcentaje de hombres y mujeres corresponde a cada grupo hetareo.
- Geográfico: Análisis que toma en cuenta la ubicación geográfica del mercado, ya sea éste por comunas, localidades, regiones o país en general. Todo esto, dependiendo del perfil demográfico realizado.
- Psicográfico: Estudio cuyo objetivo es analizar los “estilos de vida” de las personas que conforman nuestro mercado objetivo. Saber cómo viven y qué hacen.
Nuestra tarea es hacer un retrato hablado de los intereses, preocupaciones, inquietudes, gustos, hobbies, incluso los anhelos y sueños, de las personas que deseamos que concurran al evento.
b) La Idea del Evento: (QUE). Del punto anterior, surgirán las ideas de qué hacer durante el evento, es decir, las actividades a desarrollar.
c) El Escenario: (DONDE). Es el lugar donde se llevará a cabo el evento. Dicho lugar esta a veces determinado con anticipación, lo que impone innegables condicionantes. En otros casos, existe una gama definida de alternativas. Independientemente de los anterior, en todos estos casos resultará necesario analizar y evaluar estos espacios, sus posibilidades y limitaciones, desde el punto de vista de la coherencia del total del evento.
Al analizar un espacio físico en relación a su aptitud para acoger un determinado evento, observamos cuatro aspectos fundamentales:
· Dimensiones y Proporciones: Las dimensiones del espacio, medidas en planta (largo y ancho) nos permitirán calcular la superficie disponible y emitir un primer juicio, aproximado, sobre la cantidad de personas que ese espacio es capaz de alojar. En términos generales, las actividades del público requieren más espacio per cápita mientras más participativo sea el programa que hemos preparado.
Las áreas necesarias para comer o para un trabajo de escritorio son muy semejantes: varían entre 0,60 y 0,80 m2 por persona.
El espacio requerido para las franjas de circulación, que se agregan a las superficies anteriores, es proporcional a su importancia e intensidad, variando entre los 75 y 80 centímetros para circulaciones secundarias, 106 y 162 para las intermedias y hasta 240 centímetros para las circulaciones masivas, como el ingreso o evacuación de un auditorio.
Podemos comparar en un mismo recinto, distintas posibilidades de agrupación del mobiliario y las superficies necesarias por persona, respondiendo a la programación de actividades de diverso carácter:
- Organización en “U” para cena o conferencia: 1,6 m2/persona.
- Conferencia o cena formal en mesa rectangular: 2,8 m2/persona.
- Organización en “U” para conferencia con testera: 2,2 m2/persona.
- Trabajo en equipo o cena en mesas rectangulares: 1,3 m2/persona.
- Clase con sillas y mesas: 1,8 m2/persona.
- Charla o clase en sillas universitarias: 0,9 m2/persona.
- Cena formal en mesas redondas para 8 personas: 2,5 m2/persona.
- Cocktail en mesas redondas para 6 personas: 1,2 m2/persona.
- Cocktail bailable en mesas redondas para 6 personas: 1,5 m2/persona.
También resulta importante conocer la altura del cielo falso del recinto por sensaciones psicológicas de encierro y las visuales requeridas para observar espectáculos.
Un tercer antecedente dimensional importante es el que se refiere al alto y ancho de las puertas de entrada o vanos del recinto.
· Condiciones Ambientales: Son de carácter físico y psicológico y se refieren a la iluminación (natural y artificial); las condiciones de temperatura en términos de aislación térmica y de sistemas de calefacción y refrigeración; y las condiciones acústicas y de aislación respecto a ruidos externos.
Características de las superficies: Piso, cielos, muros, son importantes en aspectos como textura y color, así como en estado de conservación, como antecedentes para la proposición plástica de nuestro evento, ya que difícilmente podremos modificarlas de modo sustantivo. Pero además, es un tema trascendente desde el punto de vista técnico y funcional: ¿se puede clavar o pegar en las paredes?, ¿se puede colgar desde el cielo?, ¿las alfombras o el suelo requiere un cuidado especial?.
· Factibilidad y Equipamiento: debemos estudiar las condiciones en que se producirá la llegada y salida de los invitados y los participantes, todo lo referente a vías de acceso y estacionamiento, además de, eventualmente los medios de movilización colectiva.
El tema de los servicios higiénicos es importante deberá haber, al menos, un excusado (o urinario) hasta un tercio del total de invitados, y un lavatorio por cada 30 personas y el doble en eventos prolongados o con intermedios. Por supuesto, en este tema hay también aspectos cualitativos, como la calidad de las terminaciones, estado de funcionamiento y conservación, ventilación y equipamiento mejor de las salas de baño: espejos, dispensadores de papel y jabón, secadores de mano, etc. Eventos de alto nivel, implican flores, aguas de colonia, costureros de emergencia, sector de descanso, y cuantos detalles gratos y útiles se nos ocurran.
Si el servicio de banquetería es independiente de la administración del local, es necesario averiguar la disponibilidad de cocina o su factibilidad de instalación, con todos los problemas implícitos: combustible, agua caliente y fría, refrigeradores, mesones, utilería, etc.
Al analizar un espacio físico en relación a su aptitud para acoger un determinado evento, observamos cuatro aspectos fundamentales:
· Dimensiones y Proporciones: Las dimensiones del espacio, medidas en planta (largo y ancho) nos permitirán calcular la superficie disponible y emitir un primer juicio, aproximado, sobre la cantidad de personas que ese espacio es capaz de alojar. En términos generales, las actividades del público requieren más espacio per cápita mientras más participativo sea el programa que hemos preparado.
Las áreas necesarias para comer o para un trabajo de escritorio son muy semejantes: varían entre 0,60 y 0,80 m2 por persona.
El espacio requerido para las franjas de circulación, que se agregan a las superficies anteriores, es proporcional a su importancia e intensidad, variando entre los 75 y 80 centímetros para circulaciones secundarias, 106 y 162 para las intermedias y hasta 240 centímetros para las circulaciones masivas, como el ingreso o evacuación de un auditorio.
Podemos comparar en un mismo recinto, distintas posibilidades de agrupación del mobiliario y las superficies necesarias por persona, respondiendo a la programación de actividades de diverso carácter:
- Organización en “U” para cena o conferencia: 1,6 m2/persona.
- Conferencia o cena formal en mesa rectangular: 2,8 m2/persona.
- Organización en “U” para conferencia con testera: 2,2 m2/persona.
- Trabajo en equipo o cena en mesas rectangulares: 1,3 m2/persona.
- Clase con sillas y mesas: 1,8 m2/persona.
- Charla o clase en sillas universitarias: 0,9 m2/persona.
- Cena formal en mesas redondas para 8 personas: 2,5 m2/persona.
- Cocktail en mesas redondas para 6 personas: 1,2 m2/persona.
- Cocktail bailable en mesas redondas para 6 personas: 1,5 m2/persona.
También resulta importante conocer la altura del cielo falso del recinto por sensaciones psicológicas de encierro y las visuales requeridas para observar espectáculos.
Un tercer antecedente dimensional importante es el que se refiere al alto y ancho de las puertas de entrada o vanos del recinto.
· Condiciones Ambientales: Son de carácter físico y psicológico y se refieren a la iluminación (natural y artificial); las condiciones de temperatura en términos de aislación térmica y de sistemas de calefacción y refrigeración; y las condiciones acústicas y de aislación respecto a ruidos externos.
Características de las superficies: Piso, cielos, muros, son importantes en aspectos como textura y color, así como en estado de conservación, como antecedentes para la proposición plástica de nuestro evento, ya que difícilmente podremos modificarlas de modo sustantivo. Pero además, es un tema trascendente desde el punto de vista técnico y funcional: ¿se puede clavar o pegar en las paredes?, ¿se puede colgar desde el cielo?, ¿las alfombras o el suelo requiere un cuidado especial?.
· Factibilidad y Equipamiento: debemos estudiar las condiciones en que se producirá la llegada y salida de los invitados y los participantes, todo lo referente a vías de acceso y estacionamiento, además de, eventualmente los medios de movilización colectiva.
El tema de los servicios higiénicos es importante deberá haber, al menos, un excusado (o urinario) hasta un tercio del total de invitados, y un lavatorio por cada 30 personas y el doble en eventos prolongados o con intermedios. Por supuesto, en este tema hay también aspectos cualitativos, como la calidad de las terminaciones, estado de funcionamiento y conservación, ventilación y equipamiento mejor de las salas de baño: espejos, dispensadores de papel y jabón, secadores de mano, etc. Eventos de alto nivel, implican flores, aguas de colonia, costureros de emergencia, sector de descanso, y cuantos detalles gratos y útiles se nos ocurran.
Si el servicio de banquetería es independiente de la administración del local, es necesario averiguar la disponibilidad de cocina o su factibilidad de instalación, con todos los problemas implícitos: combustible, agua caliente y fría, refrigeradores, mesones, utilería, etc.
2. Factibilidad del Evento
Una vez evaluadas las ideas alternativas en cuanto a su respuesta al objetivo comunicacional, nos corresponderá estudiar su factibilidad, en base a tres elementos:
Una vez evaluadas las ideas alternativas en cuanto a su respuesta al objetivo comunicacional, nos corresponderá estudiar su factibilidad, en base a tres elementos:
a) Recursos del Evento: (CUANTO). Corresponde a los recursos económicos disponibles. En algunas ocasiones, esto será una cantidad predeterminada. En otras, deberemos hacer un presupuesto estimativo.
b) Tiempo del Evento: (CUANDO). Nos referimos al tiempo disponible entre la fecha del encargo y el día de realización del evento.
c) Metodología: (COMO). Las habilidades específicas de los miembros del equipo y de nuestra agenda de especialistas, nos darán la respuesta a la factibilidad de cómo organizar el evento.
Fuente:
Producción Publicitaria: Eventos Especiales.
Universidad Diego Portales
Producción Publicitaria: Eventos Especiales.
Universidad Diego Portales
Entradas
No hay comentarios.:
Publicar un comentario