La Estructura de un Evento

Para comunicar de manera efectiva la idea central creativa de un evento, debemos conceptuar y planificar cuidadosamente cada instrumento comunicacional. Por ello, es que los eventos exitosos resultan de la combinación de ciertos elementos, componentes y principios que denominamos mezcla Creativa.

La Mezcla Creativa.

1. Elementos: Los elementos se refieren a todas aquellas variables que son percibidas por los sentidos del hombre. Dentro de la ambientación y estructura de un evento, podemos encontrar los siguientes elementos:

a)Color: Corresponde al primer elemento que detecta el público al observar un evento, y provoca tanto reacciones físicas como emocionales.
Cuando el color se emplea y combina cuidadosamente, llama la atención del visitante, crea estados de ánimo deseados y alienta al observador a tomar una decisión de atención o simple rechazo.
Las personas establecen relaciones entre los colores y los objetos, situaciones, sensaciones y estados de ánimo. Algunas de estas sensaciones son individuales, dependiendo de las vivencias de cada persona, pero otras son comunes a un tiempo y una cultura dados. En general, el hombre asigna significados positivos o negativos a algunos colores.
La combinación de colores a utilizar, dependerá de la idea a comunicar.

b) Texturas: por textura se entiende la cualidad de la superficie de los materiales, o sea, la apariencia externa de la estructura del material, la cual es percibida a través de la vista y sobre todo del tacto.
Aunque la textura no es tan dominante como la variable anterior, cuando se trata de llamar la atención del público es un elemento clave para mantener el interés.

c) Líneas: En todos los ámbitos gráficos, las líneas ayudan a guiar la mirada de las personas en cualquier lugar donde se encuentren.
La ubicación de los demás elementos sobre la base de líneas provoca espacios, relaciones rítmicas, equilibrios, sugiriendo planos y volúmenes, lo que a su vez genera una carga expresiva que deriva en estados de ánimo e ideas.
Las líneas rectas significan decisión, rigidez y fuerza. En cambio las curvas significan flexibilidad y calidez.
Según la direccionalidad, las líneas pueden representar:
· Verticales: Mayor altura, símbolo de lo infinito, del éxtasis, de la emoción, por lo tanto es percibida como dinámica.
· Horizontales: Mayor amplitud, sentido de lo inmanente, de lo racional e intelectual, y es percibida como estática.
· Oblicuas: Mayor tensión, es inestable, provocadora y su significado puede llegar a ser amenazador y está intrínsecamente vinculada al movimiento.

d) Formas: Se entiende por forma, la figura externa de la materia. Es el resultado de la combinación de líneas y, por ende, también posee la cualidad de evocar emociones y percepciones.
Cuando hablamos de formas, podemos entender tanto del ordenamiento de los materiales y su ubicación, como la estructura del mobiliario, entre otras variables de un evento.
Las figuras o formas geométricas, también poseen connotaciones psicológicas de comunicación:
· Cuadrado: Estabilidad y robustez.
· Triángulo: Agresividad y movimiento.
· Rectángulo: Acción terminada y estabilidad.
· Circulo: Perfección y atención.
· Rombos: Elegancia y masculinidad.

2. Componentes:

a)Equipo de Montaje: Está integrado por todas las estructuras físicas diseñadas para el evento. Tanto se utilizan para organizar la circulación del público dentro del espacio como así también para dividirlo en diferentes sectores. Aquí encontramos desde las sillas y mesas, hasta el escenario, las tarimas, los podios, las corbatas, testeras, etc. Además, y con el objetivo de lograr un mayor dinamismo, dentro del equipo de montaje encontramos los accesorios, es decir, aquellos elementos que permiten mejorar la presentación visual junto con entregar información del evento. Algunos de los accesorios más utilizados son:
· Lienzos y Pendones.
· Faldones.
· Prototipos Fijos.
· Señalética.

b) Iluminación: La iluminación como componente produce un gran impacto en el público y permite que el flujo de éstos varíe dependiendo de la actividad presente en el evento.
Las condiciones de una buena iluminación son la eficiencia y el agrado, lo que se consigue con la cantidad de luz necesaria y seleccionando la calidad adecuada.
La calidad de la luz depende básicamente de:
· Los niveles de iluminación.
· La distribución espacial de la luz.
· El color de la luz y la reproducción de los colores.
Los sistemas de alumbrado varían según la distribución del flujo luminoso lanzado por la iluminación, por encima o por debajo de su plano horizontal. Si este plano esta dirigido principalmente hacia abajo, hablamos de iluminación directa. Si la dirección principal es hacia arriba, incidiendo en el plano del cielo, nos referimos a iluminación indirecta. Mientras más claro sea el cielo, reflejará en un porcentaje mayor la luz incidente, llegando hasta un 80% en el caso del blanco.
Las luces directas acentúan la solidez y realidad de los objetos, producen sombras duras y relieves marcados. Con la iluminación indirecta en cambio, se produce imprecisión de las formas y sombras blandas. Al emplearse de modo parejo, el resultado es monótono.
Existen infinitas variaciones y combinaciones en la dirección de la luz, a partir de algunas direcciones básicas:
· Iluminación Frontal: Los objetos se presentan planos, ya que no hay sombras que den volumen. Desaparecen la perspectiva y la sensación de profundidad creada por el relieve.
· Contraluz: Se destacan los contornos y la sombra se proyecta hacia delante. Es una luz efectiva, especialmente adecuada para destacar transparencias.
· Luz Lateral: Proporciona sensación de volumen y profundidad, y divide el objeto en mitades, una de las cuales queda en la sombra. Esta forma de iluminación evidencia detalles apenas visibles con luz normal como por ejemplo, la trama de un tejido.
· Luz de 45º: Es una posición muy adaptable. Aumenta el relieve, crea efectos dinámicos y alegres, destaca distintos plano del objeto.
· Contrapicado: Confiere a los objetos un aspecto poco natural. Puede emplearse con excelentes resultados de irrealidad, que van desde lo terrorífico hasta la sensación “aérea” de inexistencia de apoyo para el producto.
· Cenital: Es aconsejable cuando se quiere centrar la atención en puntos o zonas específicas. Corresponde a aquella luz que cae directamente en el objeto.
Cuando se habla de iluminación, también se está hablando de los colores, ya que cada color posee cierta capacidad para devolver una parte de luz que recibe. Dicha capacidad se denomina reflexión.
En función de los colores que se utilicen, la luz tendrá mayor o menor intensidad dependiendo de la reflexión.

c) Música: La música siempre ha desempeñado un papel importante en el aprendizaje y la cultura, pudiendo llegar a influir en costumbres y emociones. En muchas ocasiones la música forma parte de la tradición de un país o de una región (reggae, tango, folklore, rap, polka, salsa, samba, etc.).
La música tiene un efecto amplio en las vidas, y en nuestra sociedad. Es un gran instrumento de manipulación, y produce en los oyentes diversas consecuencias. En el interior de las personas puede determinar conductas, por instalación de valores. O simplemente, producir opiniones. Y genera grupos de pertenencia, creencias e identidades.

3. Principios: La combinación eficaz de los elementos y componentes vistos hasta ahora, se logra a través de la aplicación de varios principios. Debemos recordar siempre que todo esto, permite resaltar, exhibir y sobre todo vender al protagonista absoluto, que es la idea creativa del evento.

a) Unidad: Es el resultado de la interrelación y organización adecuada de los elementos y componentes de una exhibición que promueve un todo unificado y orgánico. Todo evento es más eficaz cuando existe cierto nivel de unificación.
Existen diversas formas de lograr unidad en un evento, como por ejemplo:
· Por tema.
· Por color.
· Por ritmo.

b) Variedad: Para evitar la monotonía, quienes planifican y diseñan eventos, deben introducir la variedad a través del uso de diferentes elementos y componentes. Para alcanzar interés en el evento se hace necesario aplicar variables al orden estructurado, es decir, crear cierto contraste sin destruir relaciones de semejanza y la estructura de organización lograda con el principio de unidad. Por ello, la variedad del evento se puede obtener de diversas formas:
· Por color.
· Por forma.
· Por tamaño.

c) Dominancia: Los eventos atractivos tienen un centro de atención o Dominancia hacia el cual tiende a dirigirse la mirada del público. Si no existe una característica dominante, la mirada del observador se dirige hacia cualquier otro lado y el evento no comunica su mensaje deseado. Un elemento o componente de la exhibición se vuelve dominante cuando es capaz de subordinar al resto de los elementos.
Para lograr dominancia de un elemento o componente se puede:
· Utilizar contrastes de color, tamaño, forma, luz, etc.
· Iluminar especialmente en forma local o focalizada.
· Crear accesorio especialmente diseñados para llamar la atención.

d) Ritmo: Cuando hablamos de ritmo, hablamos del orden en que aparecen acentos y pausas provocando una unidad dinámica que se presenta periódicamente. El ritmo direcciona la mirada del observador cuando éste observa un evento. Los eventos que tienen un buen ritmo son aquellos que pueden mantener el contacto visual con el público hasta que los haya recorrido en su totalidad.
El ritmo se puede crear mediante:
· La repetición de formas.
· La progresión de tamaños.
· La repetición de series.

e) Equilibrio: Se refiere a la distribución compensada de las fuerzas y de los pesos. Para que un evento sea una experiencia atractiva y cómoda para el público, éste debe posee un sentido de equilibrio entre todos sus elementos y componentes. Una exhibición equilibrada es aquella donde los elementos y componentes que la integran poseen un valor similar.
El equilibrio puede lograrse, básicamente de tres formas:
· Composición simétrica.
· Composición Asimétrica equilibrada
· Composición asimétrica desequilibrada.

f) Proporción: Es la relación de medidas armónicas entre las partes componentes de un todo, tanto como la distancia armoniosa entre parte y parte; es la porción relativa de cada elemento del evento con respecto a los demás elementos en particular y en conjunto. Por ejemplo:
· El número de objetos redondos v/s el número de objetos cuadrados.
· La cantidad de colores claros v/s la cantidad de colores oscuros.
· El tamaño de áreas iluminadas v/s el tamaño de áreas grises.
· Etc.

Fuente:
Técnicas de Merchandising.
Cencec.